Artikel ini adalah untuk memberikan sebuah gambaran dan
struktur terhadap penanganan proses-proses enterprise dan pemodelannya,
pentingnya supply chain management dalam sebuah model bisnis, CRM sebagai
sebuah value dan penyelarasan (alignment). Pada dasarnya pembuatan enterprise model bertujuan untuk
membuat suatu standarisasi dan panduan untuk mencapai visi dan misi organisasi
atau badan usaha dan bisnis sehingga menjaga agar enterprise model yang telah
ditetapkan akan selalu menjadi acuan organisasi yang sangat penting dilakukan.
Dalam mengimplementasikan enterprise model pada suatu organisasi aspek-aspek yang ada pada enterprise model harus selalu menjadi perhatian. Dalam menggunakan dan mengelola enterprise bisnis model, kita harus tetap memastikan bahwa enterprise model tersebut telah selaras dan dapat menangani perubahan. Dalam melakukan kedua hal tersebut ada resiko yang perlu dikelola penanganannya
Definisi dari Enterprise
business architecture ada bermacam-macam pada setiap organisasi maupun
literatur. Definisi Enterprise
architecture dari Federal CIO Council pada September 1999 memecah terminology enterprise
dan architecture. Enterprise didefinisikan sebagai
organisasi yang mendukung skop bisnis dan misi. Di dalam enterprise termasuk resource-resource
yang saling bergantung satu sama lain (orang, organisasi, dan teknologi) dimana
resource- resource tersebut harus
saling mengkoordinasikan fungsinya dan berbagi informasi untuk mendukung misi
secara umum atau kumpulan dari misi. Sedangkan terminologi architecture
adalah struktur dari komponen-komponen termasuk di dalamnya interrelationship,
prinsip-prinsip, panduan, aturan mengenai desain dan evolusi.
Dari terminologi tersebut Enterprise
architecture dapat didefinisikan sebagai strategi informasi berbasis aset
yang mendefinisikan misi, kebutuhan informasi-informasi untuk mewujudkan misi,
dan proses transisional untuk mengimplementasikan teknologi baru dalam menjawab
perubahan-perubahan misi yang dibutuhkan. Enterprise
architecture termasuk baseline architecture, target architecture,
dan sequencing plan.
Pada umumnya alasan pengembangan enterprise architecture sebagai berikut:
·
Alignment,
memastikan implementasi pada enterprise sesuai dengan keinginan dari manajemen.
·
Integration,
merealisasikan bahwa business rule selalu konsisten, data yang digunakan
tetap, interface dan aliran informasi terstandarisasi, dan konektifitas
serta interoperabilitas dipelihara dengan baik di dalam enterprise.
·
Change,
memfasilitasi dan memelihara perubahan terhadap aspek-aspek pada enterprise.
·
Time-to-Market,
mengurangi system development, application generation, modernisasi timeframe, dan resource
requirement.
·
Convergence,
berusaha terarah terhadap standar IT produk portfolio yang terdapat dalam Technical Reference Model (TRM).
Pada contoh berikut, saya mencoba untuk membuat
pemaparan dengan studi kasus PT. Bayang Tyres sebagai contoh, dimana contoh
kasus PT. Bayang Tyres juga telah digunakan sebelumnya dalam topik Artikel Scope Sistem Informasi Enterprise Business dan kali ini saya
akan mencoba mencoba menyelaraskan (Alignment)
sistem informasi terpadu antara proses internal perusahaan dengan proses supply chain management sehingga menjadi
satu kesatuan yang terintegrasi untuk mendukung proses bisnis dalam skala
enterprise. PT. Bayang Tyres memiliki sebuah system yang saling terintegrasi
antara Sales dan Marketing, Finance dan Accounting, HRD serta bagian Order dan
Distribution, yang secara sederhana dapat
digambarkan sebagai berikut:
Konsep
Supply Chain Management memperlihatkan adanya proses ketergantungan antara
berbagai perusahaan yang terkait di dalam sebuah sistem bisnis. Semakin banyak
perusahaan yang terlibat dalam rantai tersebut akan semakin kompleks strategi
pengelolaan yang perlu dibangun.
Jika
diperhatikan dengan seksama, di dalam sebuah perusahaan ada tiga aliran entiti
yang harus dikelola secara baik:
·
Aliran Produk dan Jasa (the Flow of Products and Services)
·
Aliran Uang (the
Flow of Money)
·
Aliran Dokumen (the Flow of Documents)
Supply Chain Management Systems merupakan
sistem yang mengkoordinasikan segala aktivitas perusahaan
mulai dari pemesanan barang dari
supllier (PT. BRIDGESTONE) , pengelolaan
inventory, sampai pada distribusi
barang kepada para customer (retailer).
Secara sederhana, SCM dari PT. Brigestone sendiri dapat digambarkan sebagai
berikut:
Kegiatan
pasokan dan pemesanan barang dalam supply
chain management system atau adalah suatu kegiatan yang sudah termasuk ke
dalam perencanaan kegiatan pasokan barang atau alur pemesanan/pasokan barang
dari dan ke distributor, supplier, customer dan end user ataupun sering disebut dengan
istilah Supply chain planning and execution
system capabilities yang memiliki beberapa criteria seperti:
- ORDER PLANNING: Merencanakan pemesanan ke supllier berdasarkan tingkat kebutuhan customer
- ADVANCED SCHEDULING: pengkoordinasian jadwal berdasarakan order dari customer
- DEMAND PLANNING: membuat perkiraan permintaan/kebutuhan pelanggan menggunakan tool statistik dan teknik perkiraan
- DISTRIBUTION PLANNING: membuat rencana pemenuhan order customer berdasarkan input dari permintaan customer
- TRANSPORTATION PLANNING: merencanakan transportasi pengiriman berdasarkan tujuan pengiriman, jadwal dan jumlah pesanan customer
- REPLENISHMENT: pengkoordinasian antara jumlah order ke supplier dan order dari customer sehingga gudang dalam kondisi terisi (tidak lebih dan tidak kurang)
- REVERSED DISTRIBUTION: tracking shipment dan accounting untuk barang-barang yang diretur oleh customer
Menurut
Simchi-Levi (2002), SCM adalah suatu kumpulan pendekatan yang digunakan untuk
mengintegrasikan secara efisien antara pemasok, perusahaan manufaktur,
pergudangan, dan toko, sehingga barang diproduksi dan didistribusikan pada
kuantitas, lokasi, dan waktu yang benar, untuk meminimumkan biaya-biaya pada
kondisi yang memuaskan kebutuhan tingkat pelayanan.
Menurut Lambert et. al dalam Croxton (2001),
proses-proses bisnis dalam SCM terdiri atas delapan bagian yang meliputi:
manajemen hubungan pelanggan, manajemen pelayanan pelanggan, manajemen
permintaan, pemenuhan pesanan, manajemen aliran manufaktur, manajemen hubungan
pemasok, pengembangan dan komersialisasi produk, dan manajemen pengembalian
(return management), dan kriteria SCM di atas dimiliki oleh PT. Bayang Tyres
seperti ditunjukkan pada gambar.
Saat
ini PT. Bayang Tyres masih menggunakan jaringan lokal untuk proses bisnis
perusahaan, dan untuk proses bisnis di luar intern perusahaan masih dilakukan
dengan cara konvensional dimana untuk proses pemesanan barang dengan supplier
(PT. Bridgestone) masih menggunakan order dengan telepon, ataupun dengan surat
pemesanan (P.O) melalui kurir. Demikian juga sebaliknya apabila ada customer
dari PT. Bayang Tyres yang hendak memesan barang, maka customer harus melakukan
pembelian dengan mendatangi secara langsung ke kantor dan gudang PT. Bayang
Tyres ataupun dengan melakukan pemesanan melalui telepon.
Kendala yang sering terjadi pada proses konvensial ini
adalah kendala pada system pembayaran dan juga pada proses pemesanan dan
pengiriman barang terutama yang dari luar kota Yogyakarta. Bahkan dalam
kegiatan organisasi intern perusahaan juga masih belum terintegrasi sepenuhnya
antara bagian order management, inventory dan purchasing, seperti yang digambarkan pada gambar berikut:
Garis
putus-putus pada gambar di atas melambangkan kegiatan yang masih belum secara
langsung dapat terhubung terhadap kegiatan organisasi dan proses bisnis PT. Bayang
Tyres. Hal tersebut menjadi hal yang sangat perlu untuk diperhatikan mengingat
hubungan antara perusahaan dengan customer yang harus selalu dijaga di mana
perusahaan tidak akan bisa berkembang jika tidak menjaga hubungan baik dengan
customer , dan customer biasanya selalu mencari kemudahan dalam setiap kegiatan
bisnis yang dilakukannya dengan setiap distributor ataupun suppliernya sendiri.
Dalam hal ini PT. Bayang Tyres membuat sebuah desain
bisnis yang lebih memudahkan customernya dalam berhubungan dengan PT. Bayang
Tyres sendiri sehingga secara langsung dapat berinteraksi dan menjaga hubungan
dan proses penjualan serta akan meningkatkan profit untuk kedepannya.
CRM adalah merupakan business value bagi sebuah perusahaan
yang menentukan kelangsungan hidup perusahaan. CRM memiliki banyak alasan untuk dijalankan antara lain:
·
Meningkatkan customer
satisfaction
·
Mengurangi direct-marketing
costs
·
Meningkatkan efektivitas marketing
·
Menurunkan costs untuk customer
acquisition dan retention
·
Meningkatkan sales
revenues dengan mengidentifikasi profitable customers
·
Mengurangi
churn rate: mengukur jumlah
pelanggan yang berhenti menggunakan atau membeli produk, indikator penting
untuk mengukur pertumbuhan dan penurunan jumlah pelanggan
Perhatian
utama dari sebuah CRM berfokus kepada mengatur dan mengoptimalkan sebuah life
cycle dari pelanggan. Customer life cycle adalah sebuah terminologi yang relevan
dengan CRM dimana digambarkan progress atau tahapan perjalanan seseorang mulai
dari ketika dia mempertimbangkan menjadi pelanggan, menggunakan produk hingga
menjadi loyal terhadap produk yang dibelinya.
CRM
adalah sebuah konsep. dan Implementasinya yang relatif sangat erat dengan
teknologi membuat banyak orang banyak
yang terjebak mengasosiasikan CRM dengan teknologi seperti Software dan
Teknologi Komunikasi dan CRM jelas sangat penting. Dengan menerapkan CRM sebuah
bisnis bisa berharap untuk:
·
Meningkatkan kemampuan untuk menjaga pelanggan
yang ada dan mengakuisisi pelanggan baru
·
Memaksimalkan customer life cycle
·
Meningkatkan customer service atau layanan
pelanggan
Implementasi
CRM akan lebih mudah jika digunakan teknologi yang tepat, dan di sini biasanya
peran IT departement sangat besar dalam memilih teknologi yang akan
diterapkan. Tapi mohon agar sangat
dipahami bahwa penerapan CRM bukan pekerjaan instalasi software CRM saja tetapi
juga harus dipahami bahwa keberhasilan penerapan CRM lebih banyak dipengaruhi oleh keinginan yang
sungguh sungguh untuk meningkatkan “kemampuan melayani” pelanggan dan
meningkatkan “kemampuan memahami” pelanggan dari pada teknologi itu sendiri.
Software
CRM dibedakan menjadi tiga macam modul yang masing-masing memiliki kemampuan
berikut:
- SFA (Sales Force Automation)
ú
Meningkatkan produktivitas dengan fokus pada
retailer (pelanggan lama) yang potensial
ú
Menyediakan prospek penjualan & kontak
informasi
ú
Menyediakan informasi produk
ú
Menggabungkan informasi mengenai pembelian di
masa lalu dari retailer tertentu
ú
Mempermudah bagian sales, marketing, dan
delivery berbagi informasi tentang pelanggan dan prospek
ú
Meningkatkan efisiensi salesperson dalam
memperoleh pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan lama
ú
Memiliki kemampuan sales forecasting, territory
managamend dan team selling
- Customer
Service
ú
Modul Customer
Service menyediakan informasi dan tools
untuk meningkatkan efisiensi call centers,
helpdesks, dan customer support staff
ú
Kemampuan call
routing dari modul CS akan meningkatkan produktivitas, menghemat waktu
transaksi, dan meningkatkan kualitas layanan, dan mengurangi service cost.
ú
Web-based self-service
menyediakan informasi pendukung untuk pelanggan yang sedang meminta layanan
informasi secara personalized
- Marketing
ú
Memiliki kemampuan untuk menangkap data prospek
dan pelanggan
ú
Menyediakan informasi produk dan layanan
ú
Melakukan qualifikasi untuk marketing yang
disasar (target pasar)
ú
Melakukan scheduling dan tracking terhadap
direct-marketing e-mail
ú
Menganalisa data marketing dan data pelanggan
ú
Mengidentifikasi pelanggan yang profitable dan
unprofitable
ú
Mendesain layanan untuk memenuhi kebutuhan dan
selera pelanggan
Seberapa
jauh peran TI terhadap bisnis dan seberapa pentingnya TI terhadap bisnis,
merupakan hal-hal yang mendefinisikan batas-batas pengembangan TI dalam sebuah
organisasi bisnis. Sekedar sebagai sebuah business
supporter, atau sebagai enabler,
bahkan sebagai business driver.
Alasan
kenapa PT. Bayang Tyres membutuhkan sebuah infrastruktur TI yang adaptif adalah
karena banyaknya perubahan yang terjadi di dalam proses bisnis dan semuanya itu
memerlukan teknologi sebagai pendukung untuk tetap menjaga kelangsungan PT. Bayang
Tyres untuk tetap dapat menjaga hubungan dengan pelanggan dan PT. Brigdestone
sebagai suppliernya dan dapat dengan tetap menjaga keselarasan antara cost dan
profit yang dihasilkan dan dengan TI, proses bisnis tetap bisa mengantisipasi
setiap hal yang dapat menjadi penghambat proses bisnis.
Secara kasar infrastruktur TI pada PT. Bayang Tyres
telah terintegrasi antara internal perusahaan dalam mengelola perusahaan dengan
pihak customer dan supplier seperti yang diperlihatkan pada gambar:
Fenoma
yang menjadi masalah dalam penerapan strategy IT yang terstruktur dan
terintegrasi pada PT. Bayang Tyres adalah terletak pada basis data. Basis data
yang berbeda antara inventory dan sales menyebabkan akses data ke beberapa
bagian menimbulkan masalah yang kerap terjadi salah satunya adalah perbedaan
aplikasi dan platform yang digunakan pada masing-masing divisi.
Fenomena
integrasi system informasi memunculkan sebuah inisiatif strategi yang berdasar
pada keinginan berkolaborasi atau berkooperasi untuk menyusun sebuah sistem
yang memiliki keunggulan baru dalam proses bisnis yang mendukung kegiatan PT. Bayang
Tyres dalam kegiatan bisnis dengan SCM dan CRM.
Dengan
itu maka dibuatlah sebuah system informasi dengan satu database dan platform
yang saling berhubungan dengan setiap divisi yang disebut dengan Data resoures relationship dimana Data resoures relationship memiliki
bagian-bagiannya sendiri sebagai satu entitas
tersendiri yang saling terhubung atau disebut dengan Entity Relationship. Yang dapat digambarkan secara diagram seperti
berikut:
Databases and
Information Management
PT Bayang TYRES
PT Bayang TYRES
Data Resources
q
Entitas
o Retailer
§ id_retailer,
password, nama_retailer,
nama_jalan nama_kota, telp, no_fax,
kodepos, bank_account
o
Supplier, atributnya:
§
id_supplier, jalan, kota, bank_account,
telp_supplier
o
Karyawan, atributnya :
§
id_karyawan, user_login, password, nama_jalan, nama_kota, jenis_kelamin, status, departement
o
Stok, atributnya:
§
id_ban, nama_ban, Jenis_ban, thn_produksi,
jumlah, harga_unit,
o
Order,
atributnya :
§
id_order,
tgl_order, id_karyawan, id_retailer
o
Order
Detail, atributnya :
§
id_order_detail,
nama, nama_jalan, nama_kota, id_sched, jumlah, harga
o
Jadwal, atributnya :
§
id_jadwal, kode_order, tgl, waktu, tujuan, biaya_kirim
q
Relasi antar atribut
o
Have: relasi antara Retailer dan bank_account
o
Get : relasi antara Retailer dan Stok
o
Have: relasi antara karyawan dan stok
o
Ceck: relasi antara Karyawan dan stok
o
Make
: relasi antara Retailer dan
Order
o
Make
: relasi antara Employee dan Order
o
Have
: relasi antara Order dan Jadwal
Entity Relationship Diagram (ERD)
Physical Data Model
Distributing Databases
Databases: The Intranet-Internet
- Internal users mengakses database melalui jaringan intranet menggunakan software browser intranet atau aplikasi
- External users (customer/retailer) mengakses database internal melalui jaringan internet menggunakan web browser
Category ›
Alignment
,
Assestment
,
E-Business
,
Enterprise Information System
,
Information Strategy
No comments:
Post a Comment