Artikel Scope Sistem Informasi Enterprise Business

Sistem Informasi merupakan asset bagi suatu perusahaan yang bila diterapkan dengan baik akan memberikan kelebihan untuk berkompetensi sekaligus meningkatkan kemungkinan bagi kesuksesan suatu usaha. Dalam mengimplementasikan sistem informasi tersebut harus adanya suatu tolok ukur untuk mencegah terjadinya hal-hal di luar rencana organisasi, dan pengoperasian sistem informasi yang dilakukan secara efektif dan efisien. Tujuan pengukuran terhadap sistem informasi tersebut adalah untuk meyakinkan manajemen bahwa apakah kinerja sistem informasi yang ada pada organisasi nya sesuai dengan perencanaan dan tujuan usaha yang dimilikinya.

Sistem informasi di perusahaan dapat dikatakan memiliki nilai strategis apabila system tersebut dapat menunjang keberhasilan meningkatkan pendapatan, sehingga apabila suatu sistem tersebut tidak berpengaruh terhadap penciptaan produk yang lebih murah, lebih baik, serta lebih cepat sesuai dengan konsep produk dalam competitive advantage cheaper, better and faster, maka hal tersebut tidak perlu diterapkan.

Kriteria-kriteria kebutuhan sistem informasi pada sebuah organisasi adalah merupakan kebutuhan bisnis yang mutlak dimiliki dan kriteria tersebut antara lain dapat digambarkan sebagai berikut:

·         Efektivitas - Informasi yang relevan terhadap proses bisnis, misal: informasi dikirimkan dengan cara tepat waktu, benar, dapat dipakai dan konsisten.

·         Efisiensi - Berhubungan dengan informasi yang optimal terhadap penggunaan sumber daya.

·         Kerahasiaan - Berhubungan dengan perlindungan terhadap informasi yang sensitip dari penyalahgunaan.

·         Integritas - Berhubungan dengan kelengkapan dan ketelitian informasi seperti halnya kebenaran terhadap satuan nilai-nilai bisnis.

·         Ketersediaan - Berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika diperlukan oleh proses bisnis, dan ada berhubungan dengan perlindungan sumber daya.

·         Pemenuhan - Berhubungan dengan pengaturan yang sesuai bagi proses bisnis adalah pokok.

·         Keandalan informasi - Berhubungan dengan sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen yang sesuai dengan pengoperasiannya, misal: pelaporan keuangan kepada para pemakai informasi keuangan.

Maturity Level Level Kematangan

Level kematangan (maturity level) digunakan sebagai alat untuk melakukan benchmarking  dan  self-assessment  oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. Level kematangan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses  teknologi  informasi didasarkan pada metoda evaluasi perusahaan atau organisasi, sehingga dapat  mengevaluasi sendiri, mulai dari level 1 sebagai Ad-Hoc hingga level 5 yaitu:

·         Initial/Ad Hoc Process - Bisnis dan TI tidak sesuai

·         Committed Process - Organisasi berkomitmen menjadi selaras (Bisnis/TI)

·         Established Focused Process - Fokus pada tujuan bisnis

·         Improved/Managed Process - Memperkuat konsep TI sebagai Value Center

·         Optimized Process - Terintegrasinya perencanaan strategis bisnis dan TI

Dan untuk kriteria-kriteria kedewasaan sebuah organisasi dapat ditentukan dengan menganalisa ataupun memperhatikan setiap permasalahan yang timbul di dalam sebuah organisasi itu sendiri dengan melakukan pendekatan seperti yang digambarkan dalam tabel berikut ini:

Initial/Ad Hoc Process	Terdapat bukti bahwa perusahaan mengetahui adanya permasalahan yang harus diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc yang cenderung diperlakukan secara individu atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada pengelolaan proses tidak terorganisasi.
Committed Process	Proses dikembangkan ke dalam tahapan yang prosedur serupa diikut i oleh pihak-pihak yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak terdapat pelatihan formal atau pengkomunikasian prosedur standar dan tanggung jawab diserahkan kepada individu masingmasing. Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap pengetahuan individu sehingga kemungkinan terjadi error sangat besar.
Established Focused Process	Prosedur distandarisasi dan didokumentasikan kemudian dikomunikasikan melalui pelatihan. Kemudian diamanatkan bahwa proses-proses tersebut harus diikuti. Namun penyimpangan tidak mungkin dapat terdeteksi. Prosedur sendiri tidak lengkap namun sudah memformalkan praktek yang berjalan.
Improved/Managed Process	Manajemen mengawasi dan mengukur kepatutan terhadap prosedur dan mengambil tindakan jika proses tidak dapat dikerjakan secara efektif. Proses berada dibawah peningkatan yang konstan dan penyediaan praktek yang baik. Otomatisasi dan perangkat digunakan dalam batasan tertentu.
Optimized Process	Proses telah dipilih ke dalam tingkat praktek yang baik, berdasarkan hasil dari perbaikan berkelanjutan dan permodelan kedewasaan dengan perusahaan lain. Teknologi informasi digunakan sebagi cara terintegrasi untuk mengotomatisasi alur kerja, penyediaan alat untuk peningkatan kualitas dan efektifitas serta membuat perusahaan cepat beradaptasi.

PT. Bayang Tyres Maturity Assestment

Enterprise system bisa dikatakan sebagai suatu Sistem Informasi yang menghubungkan setiap proses produksi yang terjadi antara Industri Hulu (Supplier) dengan Industri Hilir (Customer). Supplier PT. Bayang Tyres adalah PT. Bridgestone Indonesia, yang menyuplai Ban untuk diteruskan ke Customer ataupun ke end-user.

Hal-hal yang perlu dinilai sebagai alignment maturity criteria untuk enterprise system pada PT. Bayang Tyres adalah:

Sistem Informasi pada PT. Bayang Tyres

Company Profile: PT. Bayang Tyres merupakan salah satu distributor resmi dari PT BridgeStone Indonesia yang melayani distribusi ban mobil merek Bridgestone kepada retailer di Seluruh Propinsi Jawa Tengah dan DIY di Indonesia dan PT. Bayang Tyres berkantor pusat di Yogyakarta.

a. Struktur Organisasi PT. Bayang Tyres:

b. Transaction Processing System

c. Laporan Bulanan Retailer per januari 2011

Strategi bisnis dari PT. Bayang Tyres adalah dengan menempatkan Decision Support System berdasarkan laporan yang diperoleh dari inventory, employee, retailer, distribution dan accounting dimana Sistem Informasi yang diperoleh dan yang telah dianalisis sehingga bagian manajemen dapat membuat sebuah keputusan dengan metode yang tepat berdasarkan laporan yang diterima dari Sistem Informasi yang dimiliki oleh PT. Bayang Tyres.

d. Decision Support System

Decision Making dibutuhkan untuk memperoleh solusi sehingga persoalan yang muncul tidak menggangu proses bisnis dan juga dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnis. Pada PT. Surbakt Tyres, proses pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh lower-level employess karena IS menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh lower level bisnis untuk melakukan pengambilan keputusan. Keuntungan yang diperoleh di sini adalah pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cara yang cepat tanpa melakukan report secara manual dan menunggu balasan report dari Top Manajemen, karena Sistem Informasi yang ada pada PT. Bayang Tyres adalah sistem informasi yang sudah ter-integrasi, dan oleh sebab itu setiap bagian-bagian manajerial dapat melakukan tindakan pengambilan keputusan masing-masing berdasarkan hasil laporan/report masing-masing divisi.

DSS (Decision Support System) membantu manajer eksekutif dalam penentuan strategi dalam mengembangkan distribusi yang efektif dan efisien, dimana data yang diperlukan adalah data-data dalam jangka waktu tertentu (bulan, tahun) seperti kecenderungan bertambahnya pengguna kendaraan roda 4, bertambahnya produk ban dari manufaktur lain. Data masukan dianalisa untuk melakukan strategi pengembangan: seperti pengembangan pasar, menambah pos-pos distribusi,  menggiatkan promosi, dll.

Teknologi Jaringan Komputer pada PT. Bayang Tyres

Network atau jaringan yang dikempangkan di PT. Bayang Tyres untuk proses bisnisnya adalah dengan menggunakan teknologi jaringan kabel dan nirkabel. Pendekatan yang dilakukan sekarang adalah dengan menggunakan teknologi nirkabel untuk penghematan biaya, karena teknologi kabel sangan memakan biaya dan maintenance yang terkadang memakan biaya yang lumayan besar. Bayangkan saja jika misalnya dalam jaringan instalasi kabel antara bagian pergudangan di lantai basement dengan bagian Top management bermasalah, maka akan sangan memakan waktu untuk menemukan masalah yang terdapat pada kabel tersebut.

Kelemahan pada teknologi wireless adalah terletak pada keamanannya. Untuk itu pihak Bayang Tyres benar-benar memiliki komitmen dalam pengamanan teknologi terutama di bagian database, dan konektivitas dengan supplier dan customer.

PT. Bayang Tyres menggunakan jaringan wireless di bagian intern perusahaan hanya untuk akses portable. Pada perangkat non-portabel seperti PC dan server tetap menggunakan teknologi kabel seperti digambarkan pada diagram berikut:

Komponen dan Infrastruktur IT pada PT. Bayang Tyres:

·         Server : HP

·         PC: HP

·         Operating System Client Platform :  Windows XP Pro

·         Operating System Server Platform :  Linux (opensource)

·         Antivirus : McAfee

·         Enterprise Software Application :  Open Source Software (DEVELOPED)

·         Data Management and Storage : MySQL

·         Networking/Telecommunication Platform : Cisco

·         Internet Platform :

o   Hardware : HP

o   Web server application : Apache

o   Tool for interactive web application : PHP, MySQL dan Macromedia

·         Consultants and System Integrators : Staff IT

Spesifikasi Hardware:

Jenis	Spesifikasi
Kabel jaringan	UTP cable, Panduit Cat 6
Switch	Cisco : Baseline 10/100 Switch 16 port, Unmanaged
UPS	500VA/1000VA ICA + regulator
Server	Xeon 5110, 1GB FDDR2-667 ECC, 2x 73GB HDD 10K SAS HotSwap, DVD/CDRW Combo, VGA ATI 16MB, 2x GbE NIC, Rackmount 2U Case with HotSwap PSU , LCD Monitor HP
Client	Intel Core 2 Duo, 1GB PC2-5300 (DDR2-667) memory; 120 GB Sata, PS/2 standard Keyboard and combo mouse; 48x/32x Combo Drive (DVD-CDRW); LCD Monitor, DOS
Printer	Platform : Consumer InkJet, Printing Method : InkJet, Max. Media Sizes: A4, Max. Resolution: 4800, Effective Print Resolution : 4800 x 1200, Print Speed Black :20 ppm, Print Speed Color : 16 ppm, PC Connectivity : USB

Anggaran (Investasi) untuk IT Informtion Sistem pada PT. Bayang Tyres

Anggaran (Operasional) untuk IT Informtion Sistem pada PT. Bayang Tyres

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. Bayang Tyres dalam pengembangan Sistem Informasi yang terintegrasi adalah masalah keamanan. Dan untuk permasalahan ini PT. Bayang Tyres benar-benar memperhatikan keamanan system informasi yang ada pada perusahaan.

Fakto-faktor yang menjadi ancaman terhadap keamanan system informasi dalam kategosri e-commerce biasanya adalah:

ú  Malicious Software

ú  Virus : software yang menempel pada software lain atau file data agar dapat dieksekusi.

ú  Worms :  program komputer yang menggandakan dirinya dari satu komputer ke komputer lain melalui jaringan.

ú  Trojan Horse: perangkat lunak yang kelihatan baik tapi pada akhirnya melakukan serangan terhadap sistem

ú  Spyware: perangkat lunak jahat yang menginstal dirinya dalam komputer dan memata-matai kegiatan surfing Web

Sementara keamanan pada system, biasanya memiliki Faktor-faktor   Penyebab:

• Hackers: orang yang bermaksud memperoleh akses tanpa ijin ke sistem komputer untuk tujuan kejahatan atau iseng
• Cybervandalism: perusakan secara sengaja atas sistem komputer atau website
• Computer Crime : kejahatan/penipuan lewat sistem komputer
• Cyberterrorism: ancaman-ancaman yang dilakukan melalui sistem komputer
• Internal Threats: ancaman yang berasal dari karyawan intternal
• Software Vulnerability: kelemahan software

Untuk mengatasi masalah keamanan system informasi, PT. Bayang Tyres melakukan kebijakan-kebijakan seperti:

a.      Membangun framework untuk keamanan dan kontrol

PT BAYANG TYRES melakukan kegiatan Risk Assestment bekerjasama dengan spesialis sistem informasi (pihak pengembang) untuk melakukan assesment terhadap resiko-resiko proses bisnis menggunakan Sistem Informasi Online.  Asessment resiko yang dilakukan mencakup :

•        Power failure

•        Hardware failure

•        Software failure

•        Kegagalan saluran komunikasi 

•        Serangan dari karyawan internal

•        Serangan malicious software

•        Cyberterrorism, Computer Crime, Cybervandalism, Hackers

•       

b.      Kebijakan security system informasi

PT BAYANG TYRES menciptakan  Authorization Management System  (AMS) : pembedaan hak akses terhadap aset informasi  dari para user. Users dibedakan menjadi:

•      Internal User: Pimpinan,  staf bagian order, staf keuangan

•      dan akunting, staf inventory, staf IT, staf pemasaran, personalia

•      External User : authorized Customer (retalier)

•      Web visitor :  pengunjung web umum hanya boleh mengakses  informasi-informasi umum

c.       MIS Auditing

a.       Untuk menjamin sekuriti dan kontrol atas Sistem Informasi,  PT BAYANG TYRES melakukan MIS auditing  secara outsourcing yang secara berkala 1 tahun sekali.

b.      Tugas auditor sekuriti adalah mereview :

                                                              i.      Kelayakan perangkat keras

                                                            ii.      Kelayakan perangkat lunak

                                                          iii.      Kelayakan proses bisnis

                                                          iv.      Kelayakan personalia  (system user)

c.       Hasil temuan dan rekomendasi akan dilaporkan kepada pimpinan untuk ditindaklanjuti

d.      Access Control

a.       Access Control mencakup semua kebijakan dan prosedur yang digunakan PT BAYANG TYRES untuk mencegah terjadinya improper access dari pengguna internal (insider) dan pengguna eksternal (outsider) yang tidak memiliki hak akses terhadap sistem. 

b.      Semua user harus diotorisasi dan authentifikasi oleh sistem menggunakan username dan password.

c.       Untuk mencegah kemungkinan penggunaan akses oleh pengguna lain, password harus diperbarui setiap bulan sekali (awal bulan).

e.       Firewalls, Intrusion Detection Sytem dan Anti Virus Protection

a.       FIREWALLS: karena sistem informasi PT ALFA TYRES berbasis jaringan (online/Internet ), Firewall  digunakan untuk  mencegah unauthorized  mengakses private network . 

Jenis Firewalls yang digunakan adalah Outer Firewall untuk memfilter eksternal user (dari Internet) dan Inner Firewall untuk memfilter internal user (dari intranet dan wireless LAN)

a.     Sistem Informasi PT BAYANG TYRES dilengkapi dengan sistem deteksi untuk menghadang penyusup (intruder) yang tidak diinginkan (ingat:  HOT SPOT AREA yang dimiliki PT BAYANG TYRES) 

b.      Antivirus dan antispayware: untuk mencegah malicious software digunakan antivirus dan anti spyware licensed yaitu  Kaspersky Internet Security Enterprise Edition untuk  mencegah ‘lolosnya’ virus dan spyware yang tidak dapat dideteksi oleh firewall.

c.  Agar keamanan jaringan wireless (wireless LAN) terjaga, PT BAYANG TYRES menggunakan Login system.

d.      Akses Internet hanya dimungkinkan jika pengguna memiliki username dan login password. Sistem ini aktif ketika user mengaktifkan web browser.

e.       Inner firewall juga memiliki peran untuk mencegah internal user yang tak memiliki hak untuk mengakses server.

f.       Encription and Public Key Infrastructure

Dua metode enkrispi yang digunakan  oleh PT BAYANG TYRES adalah :

·         Secure Sockets Layer (SSL): SSL dan Transport Layer Security (TLS)  yang memungkinkan komputer client-server  melakukan koneksi yang aman dan untuk mengelola aktivitas encryption dan  decryption

·         Secure Hypertext Transfer Protocol (S-HTTP) : protocol yang digunakan untuk enkripsi data yang mengalir melalui Internet, tetapi terbatas pada pesan-pesan individu.

Dua metode pilihan enkripsi  yang digunakan :

·         Symmetric key encryption: pengirim dan penerima menggunakan sebuah enkripsi yang digunakan bersama-sama.

·         Public key encryption:   untuk lebih menjamin keamanan data-data yang sangat confidential  digunakan dua key berbeda yaitu private dan public. 

Aplikasi Enterprise Pada PT. Bayang Tyres

SUPPLY CHAIN PLANNING SYSTEM

·         ORDER PLANNING: merencanakan pemesanan ke suplier berdasarkan tingkat kebutuhan customer

·         ADVANCED SCHEDULING: pengkoordinasian jadwal berdasarakan order dari customer

·         DEMAND PLANNING: membuat perkiraan permintaan/kebutuhan pelanggan menggunakan tool statistik dan teknik perkiraan 

·         DISTRIBUTION PLANNING: membuat rencana pemenuhan order customer berdasarkan input dari permintaan customer

·         TRANSPORTATION PLANNING: merencanakan transportasi pengiriman berdasarkan tujuan pengiriman, jadwal dan jumlah pesanan customer

EXECUTION SYSTEM

·         REPLENISHMENT: pengkoordinasian antara jumlah order ke supplier dan order dari customer sehingga gudang dalam kondisi terisi (tidak lebih dan tidak kurang)

·         REVERSED DISTRIBUTION: tracking shipment dan accounting untuk barang-barang yang diretur oleh customer

KESIMPULAN

Kesimpulan tata kelola teknologi informasi pada proses sistem informasi PT. Bayang Tyres:

·         Tata kelola  teknologi informasi pada proses pengelolaan sistem informasi enterprise di PT. Bayang Tyres saat ini secara umum telah cukup baik. Hal ini ditunjukan dengan atribut tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi yang sebagian besar berada pada tingkat kematangan  level 3 (Established Focused Process) termasuk fokus terhadap pengintegrasian data dan keamanan data.

·         Ekspetasi terhadap tata kelola teknologi informasi yang semakin baik ditunjukan dengan usaha untuk mempertahankan dan peningkatan pencapaian tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi dan keamanan data serta hubungan komunikasi antara supplier dan customer, serta fokus terhadapan pematangan pengintegrasian data dan komunikasi intern perusahaan dan eksternal perusahaan.

Agar proses perbaikan tata kelola teknologi informasi menuju tingkat kematangan  yang diharapkan dapat optimal, maka diperlukan strategi proses perbaikan tata kelola teknologi informasi yakni perbaikan tata kelola teknologi informasi yang dilakukan secara bertahap.